Rechnungen und Mahnungen automatisch versenden

Eine Rechnung schreiben dauert fünf Minuten. Auf die Zahlung warten manchmal fünf Wochen. Handwerker kennen das Problem: Der Auftrag ist erledigt, das Geld kommt nicht. Mit einem automatisierten Mahnwesen gehört das der Vergangenheit an.

Warum offene Rechnungen ein echtes Problem sind

Im deutschen Handwerk sind durchschnittlich 15 bis 20 Prozent aller Rechnungen zum Fälligkeitsdatum noch nicht bezahlt. Das klingt wenig – bedeutet aber bei einem Monatsumsatz von 30.000 Euro bis zu 6.000 Euro Außenstand. Geld, das im Betrieb fehlt.

Das eigentliche Problem: Handwerker mahnen selten konsequent. Es fühlt sich unangenehm an. Man will den Kunden nicht vergraulen. Also wartet man – und hofft. Das ist menschlich, aber betriebswirtschaftlich gefährlich.

Automatisches Mahnwesen: So funktioniert es

WorkPilot versendet Mahnungen vollautomatisch – ohne dass du eingreifen musst. Der Ablauf ist einfach: Nach Rechnungsversand läuft ein Timer. Nach 14 Tagen ohne Zahlung geht automatisch eine freundliche erste Mahnung raus. Nach weiteren 14 Tagen die zweite.

Beide Mahnungen sind professionell formuliert, tragen dein Firmenlogo und verweisen auf die Originalrechnung. Kein manuelles Schreiben, kein unangenehmes Telefonieren. Das System übernimmt die Kommunikation – du nimmst das Geld entgegen.

Bankabgleich und Zahlungserfassung

WorkPilot erkennt eingegangene Zahlungen per CSV-Bankabgleich. Du lädst einmal im Monat dein Kontoauszugsexport hoch – WorkPilot ordnet Zahlungen automatisch den offenen Rechnungen zu und stoppt die Mahnstufe. Keine doppelten Mahnungen, keine verpassten Zahlungseingänge.

Im Umsatz-Dashboard siehst du jederzeit, welche Rechnungen offen sind, welche bezahlt wurden und was noch aussteht. Mobil auf dem Handy – auch auf der Baustelle. Sieh dir die Rechnungsfunktionen von WorkPilot an oder frag jetzt eine Demo an.